DESCRIPTION DU POSTE
IDENTIFICATION DU POSTE
Intitulé du Poste Assistant(e) Administrative
Nature du poste Administrative
IDENTITE DU SALARIE
Nom – Prénom
Statut, catégorie, Grade Exige au moins 2 ans d’études (BTS) en technique de secrétariat ou de gestion et comptabilité. Les titulaires d’un baccalauréat accompagné de quelques années d’expérience ou d’un CAP et équivalent peuvent également occuper ce poste. Tout autre diplôme équivalent.
PRESENTATION DU SERVICE
Mission Principale du service Assurer la bonne gestion Administrative et financière de l’Office du cabinet
Composition du Cabinet – Directeur Général du cabinet
– Directrice de Projets
– Coordinateur de Direction
– Coordinateur Logistique / Formation
– Coordinatrice Service Médecine du travail
– Responsable financier
– Assistante administrative
– Comptable
– Agents d’Entretien/ technicien de surface
Positionnement du salarié dans l’organigramme du service Madame ou Monsieur est sous la responsabilité directe de la Directrice de Projets.
ACTIVITES DU POSTE
Mission Dans le cadre du suivi administratif sa mission sera la gestion des travaux et aménagements
Tâche Reçoit les visiteurs, clients, fournisseurs, les dirige, note les messages et planifie les rendez-vous;
Distribue, affranchit, enregistre le courrier et s’occupe de la gestion des messages électroniques;
Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger
s’occupe de l’organisation des déplacements de membres de l’équipe ou du responsable;
vérifier l’état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer;
veillez à la sortie des documents de la bibliothèque (Inscription, location et dépôt, suivi des délais de location de chaque livre)
Actualiser les données de suivi d’activité du cabinet (tableaux de bord, tableaux de résultats, …)
Procède à l’indexation et à l’archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels (classement et de l’archivage des dossiers,…)
Diligenter et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux…)
s’occuper du suivi administratif des dossiers du personnel et met en place la logistique des formations et des recrutements
S’occuper de la gestion administrative et comptable du cabinet (Introduction des reçus de paiement dans le logiciel approprié).
Collaborer à la bonne gestion des stagiaires
Être capable de gérer les publics
Intérêts, contraintes, difficultés du poste Variation importante de la charge de travail au cours de l’année avec une accumulation,
Travail en collaboration avec d’autres services qui engendre régulièrement du travail dans l’urgence
Profil de poste Les savoirs :
Connaître le fonctionnement d’un organisme de formation
Connaître les principes de base de facturation
Les savoir-faire :
savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word, Powerpoint, Internet Explorer, …)
Savoir chercher l’information et la mettre en application
Savoir intégrer une équipe ou travailler en toute autonomie
Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Les savoir-faire comportementaux :
Savoir être organisé et méthodique
Savoir adopter une attitude joviale envers les personnes
Savoir respecter la confidentialité
Savoir gérer ses stress et être réactif
Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
Pouvoir aller en prospection et savoir susciter l’intérêt des clients
Savoir garder les locaux propres et hygiénique
Environnement de travail Lieu de travail: Poste basé à Dixinn en face de la mairie, Commune de Dixinn, Conakry. Toutefois, pour le bon fonctionnement de l’organisme celui-ci pourrait être déménagé dans tout autre local qui pourrait être mis à disposition
Compétence Linguistique Bonne maîtrise du Français, l’Anglais est un atout
